¿Cómo organizar la fiesta de fin de año de la empresa?
Escoge pronto la fecha y la hora, y avisa con tiempo. Define el presupuesto por persona, busca un lugar a la medida del grupo y resuelve la comida y la bebida, con opciones sin alcohol. Planea una sola actividad corta, como reconocimientos o el amigo secreto, para que quede tiempo de compartir. Al final, entrega un detalle a cada invitado en la salida.
Así se organiza la fiesta de fin de año
1Escoge la fecha y la hora
Antes de que se llene diciembre, en un día y una hora en que puedan todos, también los de turnos. Avisa con varias semanas para que se organicen.
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- Escoge la fecha y la hora. Antes de que se llene diciembre, en un día y una hora en que puedan todos, también los de turnos. Avisa con varias semanas para que se organicen.
- Define el presupuesto por persona. Suma lugar, comida, bebida, actividad y el detalle de salida, y divídelo por el número de invitados. Así sabes qué cabe antes de reservar.
- Busca un lugar a la medida del grupo. Ni tan grande que se vea vacío ni tan pequeño que no quepan. Puede ser la misma oficina decorada, un restaurante o un salón.
- Resuelve la comida y la bebida. Pasabocas o una comida servida, según la hora. Incluye opciones sin alcohol, sin carne y algo dulce, y pregunta antes por restricciones.
- Planea una actividad corta. Reconocimientos, el amigo secreto o unas palabras de cierre. Que sea corta: lo que la gente más disfruta es el tiempo para compartir.
- Entrega un detalle al salir. Una cajita con el nombre de cada invitado, en una mesa junto a la puerta. Se la llevan a la casa y les recuerda la noche.
- ¿Y el detalle para la salida? Escoge el relleno, la etiqueta con tu logo o el nombre de cada invitado y el moño de tu color.
La fiesta de fin de año es la reunión en la que la empresa cierra el año con su gente: se come algo, se reconoce el trabajo y se comparte un rato fuera de la rutina. Casi siempre le toca a talento humano, a la gerencia o a un comité de dos o tres personas.
Para empezar necesitas el número de invitados (con los de turnos, otras sedes y trabajo en casa), un presupuesto aprobado y dos o tres fechas posibles. Si la plata es corta, hacerla en la misma oficina deja más para la comida y para el detalle de salida.
Lo que más se complica es que todo quede en una sola persona. Desde el primer día, repartan quién se encarga del lugar, de la comida, de la actividad y del detalle de salida.
Paso a paso: así se organiza la fiesta de fin de año
Escoge la fecha y la hora
Diciembre se llena de novenas, cierres y viajes, por eso conviene hacerla a finales de noviembre o en la primera semana de diciembre. Propón dos o tres fechas y pregunta cuál le sirve a más gente; si hay turnos, escoge la hora en que se cruzan. Cuando la tengas, avisa por correo y en el grupo del equipo, y recuérdala una semana antes.
Define el presupuesto por persona
Haz una tabla con cada gasto (lugar, comida, bebida, actividad, decoración y detalle de salida), quién lo paga y para cuándo, y deja un margen para imprevistos. Para el detalle de salida, el presupuesto de regalos corporativos te dice qué cabe y cuánto suma.
Busca un lugar a la medida del grupo
Calcula el espacio con todos sentados, más la mesa de la comida y un rincón para la foto. Si es en la oficina, avisa a la administración del edificio si se va a quedar tarde. Si es un restaurante, pregunta si el salón es privado, si hay un consumo mínimo y hasta qué hora lo prestan. Visítalo antes de reservar.
Resuelve la comida y la bebida
En la tarde bastan pasabocas y algo dulce; en la noche, mejor una comida servida. Manda con la invitación una encuesta corta para saber quién no come carne, quién no toma alcohol y quién tiene alguna alergia. Para picar, pon bandejas de fruta deshidratada, como mango o mix frutal, que no se dañan si la fiesta se alarga.
Planea una actividad corta
Escoge una sola actividad de media hora o menos. Si hacen reconocimientos, busca categorías que puedan ganar personas de distintas áreas y ten escrito el nombre de cada ganador. Si juegan amigo secreto, define el tope de precio con tiempo: la guía para organizar un amigo secreto tiene el paso a paso. Las palabras de la gerencia, al principio, antes de que la gente se disperse.
Entrega un detalle al salir
Pon una mesa junto a la puerta con los detalles en orden alfabético y una persona encargada de entregarlos. Una cajita personalizada con el nombre de cada invitado y el logo pequeño se lleva fácil en la mano. Cuenta unos de más y guarda los de quienes no fueron, para entregárselos al día siguiente.
Ideas para la fiesta de fin de año de la empresa
- Reconocimientos cortos: el compañero del año, el que más ayudó, el más puntual.
- Una mesa de chocolate caliente o de infusiones con fruta deshidratada.
- Una foto de todo el equipo antes de que la gente se empiece a ir.
- Música, pero a un volumen que deje hablar.
Lo que se olvida al organizarla
- Los empleados de turnos, de otras sedes o que trabajan desde la casa.
- Opciones sin alcohol y para quien no come carne.
- Cómo vuelve la gente a la casa si la fiesta termina tarde.
- Un plan B si el lugar es al aire libre.
El detalle para la salida
En Loto Blanco hacemos cajitas con la etiqueta de tu empresa, el nombre de cada invitado y el moño de tu color, con el relleno que escojas, como S'mores Mix o uchuvas deshidratadas. Desde 100 unidades el precio baja. Si la compra es de la empresa, pide la factura electrónica a su nombre cuando hagas el pedido: la emitimos.
Preguntas frecuentes
¿Qué se hace en una fiesta de fin de año empresarial?
Un orden que funciona: la llegada con algo de picar, unas palabras de la gerencia, la comida, una actividad corta y música. A la salida, muchas empresas entregan un detalle a cada invitado.
¿Con cuánto tiempo se organiza la fiesta de fin de año?
Con varias semanas. En diciembre los lugares se llenan rápido y la gente tiene muchos compromisos, así que conviene tener la fecha y el lugar desde noviembre.
¿Qué poner en la invitación de la fiesta de fin de año?
La fecha, la hora de llegada y de cierre, el lugar con la dirección, si hay código de vestuario y, si juegan amigo secreto, el tope de precio.
¿Qué ponerse para la fiesta de fin de año de la empresa?
Lo que diga la invitación. Si no dice nada, la ropa de oficina un poco más arreglada sirve en casi todos los casos; si es en Bogotá y de noche, lleva algo para el frío.
¿Dónde hacer la fiesta de fin de año de la empresa en Bogotá?
Depende del grupo: en la misma oficina decorada, en un restaurante con salón privado o en un salón de eventos. Reserva con tiempo, porque en diciembre se llenan.
¿Cuánto cuesta una fiesta de fin de año empresarial?
Depende de cuántos son, del lugar y de la comida. Para comparar, pide tres cotizaciones con el mismo número de invitados y lo mismo incluido.
¿Cómo incluir en la fiesta a los empleados de otras ciudades?
Conéctalos por video para las palabras de cierre y los reconocimientos, y mándales a su casa el mismo detalle que reciben los que van en persona.
¿Loto Blanco emite factura electrónica?
Sí. Loto Blanco emite factura electrónica, así que tu empresa puede facturar la compra a su nombre. Pídela cuando hagas tu pedido por WhatsApp.